Metode

I Tilbud-Udbud tager vi udgangspunkt i udbuddene, det er i sidste ende her, vi kan gøre en forskel. Vi arbejder med at systematisere, strukturere og effektivisere udbudsprocessen. Normalt har virksomheden 5 uger til at afgive tilbud og i praksis er den tid ofte reduceret til 2 – 3 uger. Parathed og effektivitet er derfor blevet vigtige parametre at forholde sig til.

Tilbud-Udbud kan i større eller mindre grad deltage i den praktiske tilbudsskrivning, en mellemløsning kunne være, at vi udarbejder en tilbudsskabelon, som virksomheden selv udfylder.

I begyndelsen vil vi optræde som eksperter, men efterhånden som virksomheden får fod på de grundlæggende elementer, kommer vi mere og mere til at optræde som proceskonsulenter, der skaber læring for virksomheden og dens medarbejdere. Vi taler på forhånd om vores rolle og virksomhedens mål med konsulentbistanden.

Når man har fået styr på selve tilbudsskrivningen, vil det blive synligt, at man opnår de bedste resultater ved også at fokusere på processerne før og efter selve tilbudsskrivningen. Vi betragter tilbudsprocessen som et forløb, hvor der er aktiviteter før, under og efter udbuddet.

Med andre ord er det sådan, at hvis man har meldt sig ind i kampen om at vinde offentlige udbud, er man også nødt til at blive dygtig til det – lige så dygtig som man er til at drive resten af sin forretning.

Pris vægter næsten altid meget højt i offentlige udbud. Derfor er det at have styr på sin prissætning alt afgørende. Både for at vinde udbuddene, men lige så vigtigt er det, at man vinder med den mindst mulige afstand til konkurrenterne. Vi hjælper derfor med at udvikle de bedste kalkulationsmodeller og basere dem på de bedste data.

Hvis Tilbud-Udbud allerede har bistået med tilbudsgivning, har vi sikkert også snust til begreber som strategisk prissætning og tilbudsoptimering. Og uanset om virksomheden har vundet eller tabt udbud, har vi sikkert også set på mulighederne for at bruge den viden, man har kunnet få, til næste udbud.

Vi griber fat i den viden og erfaring, der er opnået gennem deltagelsen i udbuddene. De vundne udbud giver anledning til, at man efterkalkulerer sine tilbud og finder ud af, om det har været en god forretning, eller der er behov for at justere priser til næste udbud.

De tabte udbud giver anledning til at man undersøger, hvad årsagen var. Somme tider er årsagen indlysende, men andre gange står man måske undrende overfor hvorfor. Her kan vi hjælpe med at analysere evalueringsrapporten eller skaffe yderligere information om årsagen.

Ofte har prisen været udslagsgivende, og der er således grund til at blive bedre til sin prissætning og sin prisstrategi.

Hvis udbud er kommet til at udgøre en stor del af virksomhedens omsætning, eller man har et ønske om, at udbud skal komme til at bidrage væsentligt til omsætningen, bliver det relevant at inddrage udbud og tilbudsgivning i virksomhedens strategiplaner.

Det helt store spørgsmål er ofte i hvilket omfang, man skal byde ind på offentlige udbud. I nogle brancher kan man holde sig ude og satse på andre opgaver, men i andre brancher er man nærmest tvunget med, hvis man fortsat vil være i det pågældende marked. I nogle brancher kan man med fordel byde ind på udvalgte opgaver, men hvilke er attraktive for virksomheden? For at fastlægge en overordnet tilbuds-/udbudsstrategi er det i de fleste situationer nødvendigt at have indsigt og erfaring med konkrete udbud, da måden at udbyde på kan have stor indflydelse på valget af en hensigtsmæssig strategi. Fx inden for fritvalgsområderne udbyder kommunerne forskelligt med store konsekvenser for ens udbudsstrategi både med hensyn til at byde/ikke byde og prisstrategien.

Prisstrategien skal også ses i sammenhæng med om man deltager sporadisk eller konsekvent i udbud. Hvis prisstrategien skal udmøntes effektivt i form af tilbudssummer, er det vigtigt at man har styr på sin prissætninger herunder valid information om omkostninger, priskalkulationer og optimeringsværktøjer.

Vi ser også på virksomhedens muligheder for at få indflydelse og påvirke udbuddene. Der er mange flere muligheder, end du tror!