Klientens behov og ønsker er altid udgangspunktet for hvordan vi arbejder med virksomheden. Vi har defineret nogle faste ydelser, men vi tilpasser dem altid til virksomheden, så udbyttet bliver størst muligt. I det følgende er ydelserne beskrevet, så det er muligt at se inden for hvilke områder, vi arbejder.
Har du prøvet at stille dig selv spørgsmålene:
Vi giver dig svarene!
Hvordan gør vi?
Vi gennemgår alle dele af virksomhedens arbejde med offentlige udbud:
Strategisk:
Praktisk:
Hvad kan vi tilbyde, og hvor kan vi sætte ind?
Hvem er ”vi”?
Tilbud-Udbud tilbyder at overvåge offentliggørelser af EU-udbud. Ydelsen handler om at hjælpe virksomheder med at finde relevante EU-udbud, samt at sikre at de ikke går glip af EU-udbud inden for deres område. Udbudsovervågningen er opdelt i forskellige niveauer for at virksomheden kan vælge præcis den løsning, der bedst passer til jeres behov.
Før vi begynder udbudsovervågningen, afdækker vi i fællesskab jeres behov for udbudsovervågning. Resultatet af afdækningen vil delvist falde inden for de standardiserede søgekriterier ved EU-udbudsovervågning:
CPV – koder: Dækkende for produkter, samt produktkategorier og består af 8 cifre.
NUTS – koder: Henviser til geografiske lokation og bruger landekoder, såsom DK eller fx ved specificering DK04 for Midtjylland.
Ovenstående foretages ved anvendelse af søgningsagenter, men der viser sig ofte behov for at sortere efter andre kriterier ved en manuel gennemgang. Hos Tilbud-Udbud tilbyder vi en udbudsovervågning der tager udgangspunkt i en kombination af de to metoder for at sikre en god pris og sikre at kunden modtager så relevante udbud som muligt.
Først gennemføres en automatiseret søgning med udgangspunkt i ovenstående behov afdækning. I visse tilfælde kan anvendes tekstsøgning, dette kan potentielt give mange irrelevante hits, men kan også medvirke til at fange relevant udbud i situationer hvor udbyderne har anvendt forkerte CPV- og/eller NUTS-koder.
Den automatiserede søgning bliver fulgt op af en manuel gennemgang, hvori de, af den automatiserede søgning, fundne EU-udbud bliver gennemgået ift. kundens yderligere kriterier, fx betalingsmetode, kontraktstørrelse, anvendelse af forskellige midler ved udførelse af tjenester eller services, eller blot en kvalitetssikring af søgning.
I Tilbud-Udbuds søgning efter EU-udbud foregår en konstant afvejning mellem relevant hits vs. irrelevante. Dette sker for at optimere søgningen og samtidig nedbringe omkostningerne ved søgningen. Hos Tilbud-Udbud har vi erfaring for, at den todelte metode, bestående af en automatiseret og en manuel søgning, sikrer den bedste afvejning mellem relevante udbud og arbejdsbyrde. Dermed bliver virksomhedens samlede omkostning til udbudsovervågning minimeret, og vores udbudsovervågning giver din virksomhed den optimale overvågning med information om relevante EU-udbud.
Uanset hvor ubelejligt det er, når et udbud lander i indbakken, står vi parat til at hjælpe jer igennem tilbudsskrivningen. Det gælder både EU-udbud og de mindre offentlige udbud, herunder de nyeste EU-udbud under "Light-regimet".
Vi gennemlæser udbudsmaterialet minutiøst både med henblik på de store linjer og på at finde djævelen i detaljen. Hurtigt derefter holder vi et møde i virksomheden, hvor vi forholder os til almene og kritiske forhold i udbuddet, vi drøfter hvilke spørgsmål det er relevant og hensigtsmæssigt at fremsætte overfor udbyder, og endelig planlægges tilbudsprocessen. Planlægningen sikrer, at virksomheden kommer rettidigt, sikkert og effektivt gennem hele tilbudsprocessen.
Tilbud-Udbud kan i større eller mindre grad deltage i den praktiske tilbudsskrivning, en mellemløsning kunne være, at vi udarbejder en tilbudsskabelon, som virksomheden selv udfylder.
Vi er specialister i prissætning og tilbudsoptimering. Vi ser mulighederne for optimering og hjælper virksomheden til at udnytte mulighederne bedst muligt.
Vi hjælper naturligvis også med at finde den mest optimale måde at tilgodese krav til sortiment, produktdokumentation, kvalitetsstyring osv.
Under tilbudsskrivningen afholdes endnu et møde, hvor det udarbejdede materiale gennemgås, spørgsmål besvares, og det fortsatte arbejde disponeres.
I rimelig tid før aflevering af tilbuddet, foretager Tilbud-Udbud kontrol af tilbudsmaterialet.
Pris vægter næsten altid meget højt i offentlige udbud, og derfor er det alt afgørende at have styr på sin prissætning. Mange virksomheder er vant til, at kunder vurderer pris i forhold til en kombinationen af andre parametre som funktion, kvalitet og service. Sådan er det sjældent i offentlige udbud! Her fastlægges kravene til funktion, kvalitet og service ofte som minimumskrav, og så bliver prisen den eneste konkurrenceparameter.
I forbindelse med konkrete udbud, bistår vi virksomheder med praktisk prissætning, og vi hjælper med at finde optimeringsmuligheder og udnytte disse til at optimere tilbuddet med hensyn til pris og eventuelt andre evalueringsparametre.
I tilbudsfasen, der med den nye udbudslov som hovedregel er nede på 5 uger, er der sjældent tid til at gå i dybden med virksomhedens priskalkulationer og prisstrategi. En optimal prissætning er imidlertid forskellen på liv eller død for virksomheden – i bogstaveligste forstand! Hvis prisen er for høj, tabes udbuddet, og for hver krone prisen ligger under nærmeste konkurrent, har man tabt en krone. Vi anbefaler derfor, at virksomheden gør en indsats for at være godt forberedt, når udbuddet lander i indbakken.
Vores metode til prissætning består af en prisstrategi og et prissætningssystem. Det ruster virksomheden til at kunne kalkulere priser hurtigt, og derfor har man mulighed for i tilbudsfasen at koncentrere sig om at lægge en pristaktik, der er i overensstemmelse med den overordnede prisstrategi.
Med udgangspunkt i en analyse af virksomhedens nuværende grundlag og metoder for priskalkulation og prissætning, hjælper vi med at udvikle prissætningssystemer. Målet er at afdække mulighederne for at udvikle en mere virkelighedsnær prisalgoritme og mulighederne for at bruge mere valide data som grundlag for priskalkulationer. Vi tager udgangspunkt i virksomhedens omkostningsstrukturer og de data, som mange virksomheder (måske uden at vide det) kan trække ud af deres økonomisystem. Vi oplever ofte, at virksomheden ligger inde med bedre datagrundlag for priskalkulationer, end der bruges, og at hvis man kombinerer den viden man har i økonomi, produktudvikling, salg, produktion og IT, så kan priskalkulationen bliver mere præcis og indtjeningen på vundne udbud væsentligt bedre. Resultatet er nøgletal (måske mange), en robust prisalgoritme og et prissætningssystem, der sætter virksomheden i stand til hurtigt og meget præcist at grundprissætte et helt tilbud og hurtigt at kunne optimere priserne.
Det er også vigtigt, at virksomhedens ledelse på forhånd har udviklet en prisstrategi, så tilbudssummen ikke bliver genstand for sidste-øjebliks-beslutninger. Vi tilbyder at bistå virksomheden med udvikle en langsigtet prisstrategi på baggrund af en analyse af udbudssituationen, konkurrencesituationen og virksomhedens forhold.
Prisstrategien og prissætningssystemet skal stå sin prøve i tilbudsfasen, hvor vi arbejder med taktisk prissætning som en del af tilbudsoptimeringen.
Selv om pris ofte vægter højt, så er det på de kvalitative krav, at virksomheden har de bedste muligheder for at skille sig ud fra konkurrenterne. Det er ved at have en optimal beskrivelse af de kvalitative parametre, at man kan score højt og dermed kan sætte prisen højere, end det ellers ville være nødvendigt for at vinde et udbud.
De kvalitative krav omfatter ofte to undergrupper, nemlig servicekrav og styringskrav. Servicekravene kræver særlig opmærksomhed ved vurdering af omkostningerne ved at drifte aftalen med udbyder. Styringskravene omfatter oftest forskellige kvalitetsstyringselementer. Vi har en høj ekspertise med at beskrive virksomheders nuværende kvalitetsstyringselementer og med at implementere nye kvalitetsstyringselementer. Vi har således været konsulenter eller projektledere på mere end 10 certificeringsprojekter.
Vi har stor erfaring med at "afkode" udbydernes ofte lidt diffuse krav. Man oplever i mange tilfælde, at det er lidt op til tilbudsgiverne at definere, hvad deres besvarelse skal indeholde. Ikke desto mindre er der kontant afregning, når tilbuddet bliver evalueret. Det har derfor stor værdi, selv at kunne definere, hvad kunden tillægger betydning, og hvordan man beskriver det i forhold til, hvordan en offentlig indkøber evaluerer.
Der er meget store forskelle på, hvor omfattende kravene er til dokumentation af områder som fx produkt-/ydelsesbeskrivelser, kvalitetsstyring, service og miljø. Der er store forskelle på kravene fra branche til branche men også fra den ene offentlige udbyder til den anden.
I Tilbud-Udbud har vi mange års erfaring med hvor grundig dokumentationen skal være, og vi har inden for specifikke områder en stor faglig viden. Det fælles europæiske udbudsdokument, ESPD, kan være vanskeligt at overskue, men det har vi naturligvis stor erfaring med.
Det kan for virksomheder, der ikke har nogen formaliseret kvalitetsstyring være vanskeligt at opfylde de stillede krav, men Tilbud-Udbud kan i de fleste tilfælde finde en løsning, der imødekommer kravene.
Vi tilbyder praktisk hjælp omkring:
